02-2150826-7, 094-6595959 info@charlassociate.com

เมื่อซื้อสินค้า / บริการ แต่ไม่มีบิล…จะทำบัญชีอย่างไร ?

ในฐานะของผู้ประกอบการแล้ว การจ่ายเงินซื้อสินค้า / บริการ เพื่อใช้ในการดำเนินธุรกิจเป็นเรื่องที่ต้องรับผิดชอบซึ่งแน่นอนว่าค่าใช้จ่ายต่างๆ ย่อมมีผลต่อการทำบัญชี อย่างการลงบัญชีรายจ่ายของบริษัทที่ต้องใช้บิลหรือใบเสร็จเพื่อเป็นเอกสารแสดงค่าใช้จ่าย เมื่อมีการซื้อสินค้า / บริการ แต่สำหรับการซื้อของเบ็ดเตล็ดต่างๆ ของร้านค้าบางแห่งอาจไม่มีบิลหรือใบเสร็จที่ว่าให้ ทำให้นักบัญชีไม่สามารถลงบันทึกบัญชีได้ โดยปัญหานี้จะทำให้สภาพทางการเงินของธุรกิจไม่ตรงกับความเป็นจริง กล่าวคือบัญชีของบริษัทจะมีค่าใช้จ่ายที่ต่ำกว่าที่ควรจะเป็น และปัญหานี้ก็จะทำให้ผู้ประกอบการเสียภาษีมากกว่าความเป็นจริงครับ เพราะการจัดทำรายงานประกอบการจ่ายให้ถูกต้องจะทำให้สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ และเราก็จะเสียภาษีลดลงในอัตราสูงสุด 20% ของรายการค่าใช้จ่ายครับ

เหตุเพราะ : ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรได้กำหนดเอาไว้ว่าค่าใช้จ่ายต่างๆ ของธุรกิจจะต้องมีหลักฐานการชำระเงินหรือใบเสร็จรับเงิน ซึ่งถ้าหากไม่มีใบเสร็จรับเงิน ก็ต้องมีหลักฐานผู้รับเงินเสมอครับ ประเด็นหลักๆ เลยก็คือเราต้องรู้ว่าทุกรายการการจ่ายเงิน จ่ายให้กับใคร? จ่ายสำหรับอะไร? ดังนั้นเราจึงต้องมีเอกสารเพื่อประกอบเป็นหลักฐานที่มาที่ไปของกิจกรรมทางการเงินที่เกิดขึ้นเสมอครับ

อ่านมาถึงตรงนี้แล้วหลายคนคงจะเกิดคำถามนะครับว่า ถ้าหากร้านค้าที่เราซื้อสินค้านั้น ไม่สามารถออกบิลหรือใบเสร็จให้เราได้จริงๆ ล่ะ จะทำอย่างไร ? ด้วยข้อสงสัย ณ ข้างต้น เราสามารถใช้เอกสารอื่นแทนได้ในกรณีที่ผู้ขายไม่สามารถออกบิลหรือใบเสร็จให้กับเราครับ เนื่องจากกรมสรรพากรได้เสนอให้ผู้ซื้อสามารถทำเอกสาร “ใบสำคัญรับเงิน” และ “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” อันเป็นเอกสารแสดงค่าใช้จ่ายได้เช่นเดียวกันครับ

เอกสารที่สามารถใช้แทนบิลและใบเสร็จ

คือ เอกสารที่ยืนยันว่าผู้ขายได้รับเงินจากผู้ซื้อ โดยผู้ขายจะออกให้ผู้ซื้อ ซึ่งจะใช้กรณีที่ผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ผู้ขายยินยอมจะลงลายมือชื่อในช่อง “ผู้รับเงิน” และผู้ขายต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนเสมอ ตัวอย่างใบสำคัญรับเงิน

คือ เอกสารที่ใช้เมื่อมีการซื้อของเบ็ดเตล็ดหรือค่าบริการ ซึ่งต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่มีจำนวนน้อยจริงๆ โดย “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” จะออกโดยผู้ซื้อ ซึ่งสามารถนำเอกสารนี้ไปให้ผู้ขายลงลายมือชื่อแทนได้ครับ ตัวอย่างใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

เพื่อการทำบัญชีบริษัทอย่างถูกต้อง เอกสาร 2 ชิ้น ดังกล่าว สามารถใช้เป็นหลักฐานแสดงการชำระเงินได้แทน บิลหรือเงินสดได้เสมอครับ แต่สิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงถึง คือ เอกสารต้องมีความสมบูรณ์ครับ ซึ่งมีผลต่อการทำบัญชีที่ถูกต้อง เราควรที่จะต้องตรวจทานความถูกต้องของเอกสารให้ดีก่อนเสมอ เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดในภายหลังครับ

สำนักงานบัญชี ชาญ Charl Associate

455/37-38 ถนน พระราม 6, แขวง ถนนเพชรบุรี เขตราชเทวี, กรุงเทพ 10400
โทร : 02-2150826-7, 094-6595959
แฟกซ์ : 02-6138312
อีเมล : info@charlassociate.com
ไลน์ : @charlassociate